DigitaliseringValg av CMMS

Informasjons- og styringssystem for vedlikehold er på mange måter skjelettet i vedlikeholdsorganisasjoen som skal gi kontroll, oversikt og effektivisering.

Informasjons- og styringssystem for vedlikehold, også kalt FDV-system (Forvaltning, Drift og Vedlikehold) CMMS (Computerized

Maintenance Management System) eller EAM (Enterprise Asset Management). Systemet er på mange måter ryggraden som både gir kontroll, oversikt og effektiviserer ved å koble sammen de mange arbeidsprosesser som inngår i vedlikeholdet. Ett slikt system er helt nødvendig for å ha kontroll.

Advarsel

De som ønsker å ta trinnet inn i informasjonsalderen også innen drift og vedlikehold, vil møte to betydelige hindringer. Alt for mange har ett CMMS installert uten at det nyttiggjøres i tilstrekkelig grad. Lisenskostnadene er de samme uansett om systemet utnyttes fullt ut eller ikke. Riktig bruk fører med seg mange fordeler, men er mer unntaket enn regelen og forklaringen er enkel.

Når man endelig har besluttet å gå til innkjøp av et system eller revitalisere det gamle, så er salgsargumentet at investeringen vil gjøre vedlikeholdet mer effektivt og at investeringen vil være lønnsom. Men skuffelsen kan bli stor da et CMMS ikke gjør eksisterende prosesser mer effektive eller sparer penger på vedlikeholdsbudsjettet. I verste fall risikeres det ett fint og dyrt system som etter en stund vil ligge helt eller delvis i dvale. Dette er ikke et problem i seg selv. Problemet er at vedlikeholdsstyringen blir dårlig – og det gir konsekvenser. Feilen er at ett moderne CMMS betinger en ny måte å jobbe på. Arbeidsprosessene er nye og det må tenkes på en annen måte. Det åpnes dører som før var lukket, men de nye muligheter krever en større bredde av kompetanse omkring drift- og vedlikehold både på leder- og mellomledernivå. Endringsledelse blir en viktig driver for suksess, og de fleste kan nok bli enige om at endringsledelse kan være litt av en utfordring. Men ikke desto mindre er det faktisk det som implementering av CMMS primært handler om – endring av mennesker og prosesser. Ikke om installasjon og implementering av en ny applikasjon.

Det annet hinder er enklere å håndtere da dette mer handler om tekniske problemstillinger og tildeling av ressurser til kursing. Man må huske på at CMMS kan være avanserte og store systemer. Det er ikke bare å sette seg ned å begynne å jobbe selv for de med gode kunnskaper og erfaringer med bruk av IT-systemer. En del av brukerne vil ha begrenset erfaring med IT-systemer, og det vil være lett å undervurdere behovet for kursing og opplæring. Dette er også noe selgere av systemene kommuniserer og de vil her forvente noe inntjening gjennom konsulenttimer.

Et CMMS er kun et dumt verktøy og leverer ingenting i seg selv. Før det kan levere noe av verdi må kompetansen være til stede på både bruk og på det som skal produseres med verktøyet. Alle kan få et verktøy levert på døren og legge det på riktig hylle. Hva angår CMMS er det mange som i praksis fortsatt har verktøyet liggende på hyllen.

Valg av leverandør

En uavhengig liste over norske leverandører av CMMS finnes her. Hvis man står overfor å skulle velge nytt vedlikeholdssystem, vil faglitteraturen anbefale en omfattende prosess hvor kravspesifikasjoner utarbeides i forhold til behovet, og hvor mange i organisasjonen skal bidra i prosessen. Alt dette med mål for øye å ende opp med et system som tilfredsstiller organisasjonens spesielle behov og være på linje med både strategi og annet som gjør at systemet vil fungere optimalt for den spesifikke organisasjonen. Det kan stilles spørsmål til om en grundig prosess er realistisk for de fleste organisasjoner. Faren ligger i at prosessen vil ta lang tid og at den intern kompetansen ikke klarer å gjennomskue de mest relevante kriterier. Man må vite både hva man ønsker å få ut av systemet og hvilke funksjonaliteter som er viktigst. Ofte vil dette kreve ekstern hjelp. Innledningsvis bør man liste opp områder og funksjonaliteter som er relevante, og så kan hver av disse områdene tildeles en gradering i forhold til hvor viktige disse vurderes å være i forhold til behovet. Leverandørene vil nok påstå at deres system stort sett kan det meste, men det er likevel ulikheter i form av hvor mye som er standard og hvor avanserte funksjonene er. La oss si at behovet for pålitelighetsanalyse ikke vurderes å være så veldig viktig for bedriften, og dermed kun har fått en gradering på 1 hvor 4 er viktigst. En leverandør som er litt svak på akkurat dette punktet vil da heller ikke automatisk bli valgt bort. På denne måten kan ulike systemer sammenlignes i forhold til de forhåndsgraderte behovene, og det er mulig å sile ut 1-2 systemer som man ønsker å gå videre med. I praksis er det reelle problemet nok å utnytte funksjonene tilstrekkelig, og mangel på funksjoner er sjeldent et stort problem. Systemene er så tilpass bra og fleksible at de håndterer det meste og på tvers av bransjer.  Samtidig er det forskjeller, og hvis man stiler store krav er det viktig å ha en god utvelgelsesprosess inkludert områder som support, tilgjengelighet av gode manualer, online forum, soliditet, implementering, opplæring og mulighet for oppfølging også etter installasjon.

Installering, konfigurering og implementering

Når man har valgt et godt system er man kun 5 % i mål. Neste steg er planlegging av installasjon, konfigurering, test, opplæring og utrulling. Konfigurering behøver ikke å være en enkel sak fordi mye forarbeid må være på plass. Man må vite noe om hvem brukerne i systemet skal være og hvilke brukerettigheter disse må ha. Al utstyrsdata må være klar og den skal være riktig strukturert. Hvis det for eksempel mangler et komplett utstyrshieraki med utstyrsnumre, er dette noe som vil kreve en del tid å få på plass. Nødvendig data for tilknytning av deler til spesifikt utstyr (BOM) er også noe som kan ta tid å få på plass og er ikke et punkt hvor man bør kutte hjørner. Etter installasjon og konfigurering er systemet klar til test. Det benyttes gjerne testversjon av programvaren som er en speiling av den “skarpe” versjonen. Når funksjonene er verifisert, er det tid for opplæring som selvfølgelig krever en opplæringsplan. Det vil mest sannsynlig være behov for kursing på flere nivåer med leverandøren. Opplæring foregår gjerne i testversjonen for ikke å grise til den skarpe versjonen.

Til topp