FrostlandTidsplanlegging

Tidsplanlegging er viktigste driver for effektiviteten i vedlikeholdsprosessen ved å øke antall aktive vedlikeholdstimer tilgjengelig hos utførende fag.

Planlegging representerer kun den ene halvdel som må til for å utnytte antall vedlikeholdstimer som er tilgengelig hos utførende fag. Den annen halvdel er tidsplanlegging. På engelsk er man nøye med å skrive både planning and scheduling for å understreke at det er to ulike prosesser, men på norsk benyttes samlebegrepet vedlikeholdsplanlegging. Det er ikke nødvendigvis lurt da begge prosesser trengs for å oppnå god utnyttelse av de tilgjengelige vedlikeholdstimer. Den siste halvdel av vedlikeholdsplanleggingen, tidsplanlegging, beskrives nedenfor og bygger også på Doc Palmer`s håndbok i vedlikeholdsplanlegging.

Prinsipper for implementering av tidsplanlegging

Planleggingsprosessen produserer jobbplaner med estimering av tid og nødvendig kompetanse hos utførende. Disse jobbplaner er nødvendige for tidsplanleggingen. Når jobbplanen får spesifisert nødvendig kompetanse, er dette alltid lavest mulig nødvendig kompetanse. I tidsplanleggingen tas det utgangspunkt i den del av restanseloggen (backlogg) som allerede er planlagt. Restanseloggen er gjerne større enn de fleste skulle ønske seg, og det er behov for å angripe den på en oversiktlig og systematisk måte gjennom ukentlig tidsplanlegging.

Ukeplan

Det plukkes ut planlagte jobber for en uke om gangen, og oppmerksomheten rettes mot de i stedet for en lang og uoverskuelig restanselogg. Ukentlig planlegging gir en passe lang tidshorisont med minimum av tid til koordinering mellom vedlikehold og drift, samtidig som perioden ikke er for lang til at tidsplanleggingen blir ubrukelig. Usikkerhetene er mange, og tidsplanlegges det mer enn for en uke om gangen blir fleksibiliteten for dårlig, og planen vil bli overstyrt av konstante endringer uunngåelig knyttet til produksjon og utstyrstilstand. Utvelgelsen av jobber skjer med et miks av objektive kriterier som prioriteringssystem og samtaler med både drift- og vedlikeholdsavdelingen.

Mengden av tidsplanlagte jobber som skal utføres i løpet av uken bestemmes på bakgrunn av tilgjengelige timer i vedlikeholdsavdelingen. Jobbene må også velges ut med tanke på tilgjengeligheten av ulike kompetanser og fag. Det utføres av en egen tidsplanlegger eller i mindre organisasjoner av planleggeren.

Daglig planlegging

Det er et poeng ikke å la formannen stå for ukentlig tidsplanlegging. Formannens hovedoppgave er den daglige oppfølging og den faglige utvikling av de utførende. I tillegg har formannen ansvaret for den daglige planlegging og vil dagen før allokere arbeid til enkeltindivider. Dermed er det viktig at andre tar seg av ukeplanen. Den som planlegger ukeplanen spesifiserer ikke hvem som skal utføre – det gjør formannen som er tettere på folk og bedre kan avgjøre når i uken jobber bør utføres. Den ukentlige tidsplanleggingen bunter kun sammen jobber som må utføres i løpet av uken, men spesifiserer ikke når. Jobber som krever en del koordinering og bør diskuteres nærmere med hensyn til prioritet og behandles på et ukentlig planleggingsmøte. En del oppgaver kan på møtet bli bestemt i tid i samarbeid med produksjon, men generelt er det formannen som planlegger oppgaver fra dag til dag.

Respekt for ukeplanen

Ukeplanen planlegges med 100 % av tilgjengelige vedlikeholdstimer. Det betyr at det ikke legges inn en buffer ved for eksempel kun å planlegge for 80 %. Dette er helt sentralt i tidsplanleggingen fordi det oppnås en fast referanse som muliggjør en indikator. Indikatoren måler konsistent hvor stor andel som faktisk utføres i overensstemmelse med ukeplanen. Fokus på å oppnå ukeplanen vil også automatisk i større grad fokusere på å få til forebyggende oppgaver. De har en tendens til å være noe av det første som ryker i en hverdag preget av mye korrektivt vedlikehold.

Ønsker man merkbar forbedring i forhold til de typiske 20-35 % av timene som går til aktivt vedlikehold og øke tallet til 50-55% (tilsvarende 10 ekstra utførende om man har 20 ansatt), blir man nødt til å ha en indikator å følge opp. Effektiviteten må drives opp ved å stille krav til prosessen (og dermed også indirekte til folk). Og til dette trenger man en indikator.

Indikator for planlegging

En god indikator er antall tidsplanlagte oppgaver utført til tiden i forhold til samlet antall oppgaver som opprinnelig lå i tidsplanen. Antall timer kan her også benyttes i stedet for antall oppgaver. Da blir det antall planlagte timer som ble utført i ukeplanen i forhold til det opprinnelige antall timer som lå i ukeplanen.

Indikatoren er bra fordi den tar temperaturen på hvor godt man lykkes med planlegging og tidsplanlegging og, ikke minst, om man lykkes med å ha kontroll over utstyret i motsetning til at man styres av akutte hendelser. På den vis er indikatoren etterslepende og relativ bred. Som med alle andre indikatorer skal den vise et forbedringspotensial. Og om den er for lav, f.eks. 50 %, kan årsaken både være problemer i planleggingen, tidsplanleggingen, allokering av oppgaver til utførende eller at for mange akutte hendelser tvinger indikatoren nedover. Indikatoren kan aldri være 100 % og 80 % kan være et mål å tilstrebe, men det er unødvendig å se seg blind på et absolutt tall. Spørsmålet er om man er fornøyd med uken som var, og om ting var under kontroll. Om tallet er 70 % eller 80 % behøver ikke være avgjørende.

Med etablering av en arbeidsprosess også for tidsplanlegging er man på et relativt høyt nivå. Planlegging av reservedeler, dokumentasjon og jobbplaner burde i prinsippet gi effektivitetsfordeler, men praksis viser at effektivitetsfordelene sitter så langt inne at tidsplanlegging i praksis er nødvendig for å drive fram effektiviteten.

Til topp