FrostlandArbeidsordrer

Nest etter ledelsens strategivalg og engasjement, er kanskje det viktigste i vedlikeholdsorganisasjonen en god arbeidsordreprosess.

Hvis ikke arbeidsordreprosessen er god, så er fundamentet også for svakt til å være proaktiv.

Et behov meldes inn (typisk av en produksjonsmedarbeider) og en arbeidsordre opprettes som imøtegår det innmeldte behovet. Deretter planlegges og utføres arbeidsordren av vedlikeholdsorganisasjonen. Selv om det synes som en enkel prosess, så bygger den på mange elementer som ofte viser seg å være vanskellige å få til. Og hvis ikke arbeidsordresystemet fungerer bra i utgangspunktet (eller er i praksis er fraværende), er det mange som må lære seg både nye prosesser og systemer – og kanskje enda justere oppfattelsen av sine egne roller i organisasjonen. Fra bare å ringe en mekaniker og opplyse at noe er galt, må operatøren nå plutselig kunne redegjøre for både feil og andre detaljer rundt utstyret gjennom et vedlikeholdssystem. Fra bare å ta telefonene og begynne å skru, så må mekanikeren kanskje lære å navigere i vedlikeholdssystemet for både å kunne planlegge og registrere data i vedlikeholdssystemet.

Verdien av arbeidsordresystemet

Først og fremst oppnås en mer effektiv planlegging av arbeidsoppgaver. En tommelfingerregel sier at uplanlagt vedlikehold tar 1,5 ganger så lang tid som planlagt og akutt 3 ganger så lang tid (!).

I arbeidsordren planlegges blant annet hvem som skal utføre jobben. Det åpner for å velge person med rett kompetanse og planlegge i tid slik at jobben passer best i forhold til både produksjon og andre vedlikeholdsoppgaver. Det planlegges også sådan at alle reservedeler er tilgjengelige og utførende slipper å lete eller vente på deler. Før noen kan begynne «å skru», er nødvendig dokumentasjon også gjort tilgjengelig. Så går det ikke unødig mye tid med leting etter tegninger og lignende, og sannsynligheten for feil og ineffektiv utførelse reduseres også når dokumentasjonen er tilgjengelig. Utstyrsrelatert dokumentasjon er i øvrig sin vekt verdt i gull, og den skal både tas vare på og struktureres omhyggelig. Manglende og dårlig dokumentasjon er dessverre direkte årsak til mye tapt tid og ineffektiv utførelse av vedlikeholdsoppgaver.

Før utførende kan slippes til på utstyret er det uunngåelig med en del planleggingsoppgaver, og hvis ikke disse oppgaver utføres effektivt skyter tidsbruken hurtig i været. I verste fall utføres planleggingsoppgavene av utførende selv, og vedkommende må kanskje på jakt etter manglende eller uorganisert dokumentasjon for så deretter å finne en leverandør.

En typisk vedlikeholdstekniker kan forventes kun å benytte 1/3 av tiden på «å skru». Dette er et lavt tall og kan ikke anses for å være effektiv bruk av en knapp og relativt spesialisert ressurs. Derfor bør organisasjonen ha en vedlikeholdsplanlegger som spesialiserer seg i å tilrettelegge for utførende. Tilhørende funksjonen som planlegger er også å ta seg av de nødvendige koordineringsoppgaver med resten av organisasjonen, for eksempel produksjonsplanleggeren.

Erfaringsdata i arbeidsordren

Noe annet som gjør arbeidsordresystemet uunnværlig er den erfaringsdata/utstyrshistorikk som registreres på arbeidsordren. Før arbeidsordren avsluttes, registreres som et minimum hva som er utført, av hvem, når, og deler som er benyttet. Det kan registreres mye mere, men selv dette minimum gjør at det spares vesentlig med ressurser på planlegging av framtidige jobber. De fleste arbeidsordre går jo igjen flere ganger – eller i det minste er veldig like. Allerede her er det oppnådd store fordeler og dette uten engang å ha nevnt RCM, TPM, FMEA eller noen av de andre verktøyer tilgjengelige for et proaktivt vedlikehold. RCM, TPM, FMEA osv. er i øvrig er helt avhengige av registreringer i arbeidsordresystemet.

Selv ved akutt vedlikehold hvor planlegging i tid ikke er mulig, må det insisteres på at det opprettes en arbeidsordre. Ved denne typen arbeidsordre kan det være en fare for at registreringen blir for tynn eller mangelfull fordi jobben ofte vil tappe mye ressurser fra vedlikeholdet og fokus på registreringer kan i disse tilfeller bli svakt etter at «røyken har lagt seg». Men spesielt i disse tilfeller lønner det seg å være grundig da informasjon knyttet til arbeidsordren ofte er ekstra verdifull med tanke på at akutt vedlikehold klart representerer den dyreste og mest risikable form for vedlikehold.

Tagnummer/utstyrsnummer

En forutsetning for en fungerende arbeidsordreprosess er at utstyr er tilegnet et eget nummer (ofte betegnet tagnummer) og en beskrivelse i vedlikeholdssystemet. Det er ikke uvanlig at et sådan nummersystem er mangelfullt eller helt fraværende. I noen tilfeller hvor eksisterende nummersystem er mangelfullt, bør man vurdere å starte helt på nytt. Uansett om man går for utbedring av eksisterende eller utvikling av nytt nummersystem, så venter en ressurskrevende oppgave som må initieres umiddelbart. Oppgaven trenger ikke å være spesielt komplisert, men det er viktig å komme rett fra start da nummersystemet fungerer som ryggraden i vedlikeholdssystemet og fordi mye ikke går an å endre på når det først er tatt i bruk. Veiledning for utvikling av et nummersystem er beskrevet i avsnittet Nummersystem.

Diagram for arbeidsordreprosessen

Vedlikeholdsbehov oppdages

Typisk produksjonsmedarbeider som oppdager behov.

Arbeidsordre opprettes

Personen som oppdager behovet oppretter arbeidsordre eller anmodning i vedlikeholdssystemet. 

Arbeidsordre planlegges

  • Planlegger beslutter hva og forbereder dokumentasjon, deler og annet så utførende kan utføre effektivt.
  • Formann bestemmer hvem som utfører og når.

Utførelse

Når  jobben er koordinert med produksjonen, utføres jobbplanen. Utførende fag og formann eier oppgaven under utførelse og bestemmer hvordan den utføres.

Jobben avsluttes

Utførende registrerer informasjon som tidsbruk og annen relevant informasjon til analyse og forbedring. Meste informasjon er rettet mot formann og planlegger. 

Analyse og forbedring

Siste trinnet er i mange tilfeller det viktigste hvor mange farlige situasjoner og kostbare produksjonsstopp kan unngås. Planlegger oppdaterer jobbplaner og formann evaluerer tidsbruk. Er trinnet hvor effektivitetn økes og ressurser frigis til proaktivt arbeid.

[bold_timeline_item_button title=”Expand” style=”” shape=”” color=”” size=”inline” url=”#” el_class=”bold_timeline_group_button”]
Til topp