Prioritetssystem

I alle CMMS-systemer er det mulig å tildele prioritet til arbeidsordrer. Det er alltid en god idé å gi arbeidsordrer prioritet fordi mengden av arbeidsoppgaver er større enn at man til enhver tid klarer å følge med. Når planleggeren, mekanikeren eller hvem som nå måtte stå for den daglige planleggingen setter seg ned for å gå gjennom arbeidsoppgaver som ligger og venter, da kan listen være lang og uoverskuelig. For å få overblikk og gjøre det enklere å bruke tiden rett, er det veldig greit å kunne sortere arbeidsordrer på prioritet. Da vil de mest kritiske oppgaver stå øverst på listen med fallende prioritet nedover og forhåpentligvis gjøre det enklere for planleggeren å ta rett beslutninger.

Utforming av prioritetssystem.

Ulike modeller for utforminger er i bruk som høy/middel/lav eller tall med 1,2,3 osv. En annen type utforming som kan anbefales er å lenke prioritering sammen med en tidshorisont. Størrelsen av denne tidshorisonten bestemmes igjen av konsekvensene ved ikke å utføre vedlikeholdet. Et slik system er vist i tabellen nedenfor.

Prioritet	Tid til konsekvens	Konsekvens
1 Akutt	umiddelbart eller pågående	Nødsituasjon med tap. Pågående eller umiddelbart forestående sikkerhetsmessige, økonomiske, lovmessige eller miljømessige konsekvenser
2 Haster	<48 t	Nært forestående eller sannsynlig sikkerhetsmessig, økonomisk, lovmessig eller miljømessig konsekvens
3 Alvorlig	<1 uke	Alvorlig situasjon med potensiell alvorlig skade på utstyr med sikkerhetsmessig, økonomisk, lovmessig eller miljømessig konsekvens. Al FV er prioritet 3.
4 Medium	<1 mnd	Ikke-kritisk vedlikehold på produksjonsutstyr
6 Lavest	>2 mnd	Lavest prioritet av vedlikehold
7 Revisjon	Revisjon	Vedlikehold som må vente til neste revisjon eller muligheten byr seg.

Metoden ovenfor er med på å rettlede i forhold til å velge rett prioritet som ellers fort blir veldig personavhengig. Metoden er også velegnet fordi det er ganske naturlig at de som står med et problem (ofte en operatør i produksjonen) også har en tendens til å mene at ting bør løses omgående. Og selvsagt er ingen vedlikeholdsorganisasjon dimensjonert for dette, og nødvendiggjør en (til tider hard) prioritering.

Hvem bør gi prioritering?

I de fleste tilfeller har planleggeren den beste oversikten og det kan argumenteres for at planleggeren er den som umiddelbart avgjør prioriteten. Men som alltid griper produksjon og vedlikehold dypt inn hverandres sfære og prioriteten vil ofte være et produkt av samarbeidet mellom de to avdelingene. Produksjonen kan ha den beste situasjonsoppfattelse i øyeblikket, men i andre tilfeller er det vedlikeholdsorganisasjonen som har den beste situasjonsoppfattelsen. Vanligvis bør produksjon og vedlikehold kunne bli enige omkring prioriteringer med vanlig, god kommunikasjon.

En arbeidsflyt for å få denne kommunikasjonen til å fungere kan være som følger:

1. Ett ukentlig møte avholdes hvor en representant fra produksjon og vedlikehold har mulighet for å drøfte planen for kommende
2. Et daglig morgenmøte avholdes hvor nye, innmeldte oppgaver kort presenteres og prioriteringer vil da her kunne enten gis eller justeres.

Arbeidsflyt prioriteringer

1. I praksis kan man velge å la den første som melder inn ett behov i vedlikeholdssystemet gi oppgaven en prioritet. Det kan være en operatør som melder inn ett behov og som der og da velger å gi prioriteten «1 Akutt».
2. Dernest leser planleggeren det innmeldte behovet og velger å endre til prioritet «3 Alvorlig» fordi planleggeren vurderer at oppgaven tydeligvis er gitt feil prioritering.
3. På morgenmøtet nevnes den nye oppgaven og planleggeren kan sjekke med representanter for produksjonen at oppgaven faktisk ikke er akutt.
4. På det ukentlige planleggingsmøtet er det en mulighet for avdelingene å kommunisere omkring de planlagte oppgaver i mer detalj og bli enige om prioriteringene.