Å vite hva god orden innebærer kan man synes burde være intuitivt, men krafser man litt i overflaten ser man at orden er en større utfordring enn man umiddelbart skulle tro. En interessant side med 5S er at selv om metoden er kjent, intuitiv og at alle ser fordelene, så er det få som får det til skikkelig. En medvirkende årsak kan være at alle tror de kan orden på forhånd og at implementering vil gå på skinner med liten ressursbruk og moderat innsats. Hvis det var så enkelt, så hadde flere vært på et høyt 5S-nivå i Norge. Men samtidig er det ingen tvil om at energien er velanvendt  og at 5S gir fordeler som er lønnsomme både økonomisk og i forhold til arbeidsmiljø.

Hvor Lean er stort og strategisk, er 5S en mer avgrenset metode som spesialiserer seg i å oppnå orden i det litt mer håndfaste som verktøy, deler, materialer og maskiner. Hensikten er primært å unngå spill i form av tid, men også andre fordeler følger med. Det kan synes å være en vanlig, norsk misforståelse å anse 5S som noe man implementerer for etterpå å være fornøyd med å kunne huke av i feltet “OK”. Men 5S er ment å være en levende del av noe større, som for eksempel Lean, og vil hele tiden trenge næring og oppmerksomhet gjennom S`en for sikring. 5S metoden krever at 5S sikres kontinuerlig også etter implementering, og loven om entropi vil raskt ta over og medføre økt uorden dersom det syndes på denne en av de 5 S`er.

Det virker innlysende at verktøy alltid skal være på sin plass og for hånden når man trenger det, at man vet hvor man skal sette ting når man er ferdig og at maskiner og arbeidsområder er rene og behagelige å være rundt. Men enighet er langt fra tilstrekkelig for å få det rent og ryddelig, og man må forvente at alt faller tilbake til det gamle etter en stund. 5S er her svaret som både gir orden og som fastholder den.

Implementering 5S

Det fungerer ikke å gå rett på rotet og begynne og rydde, kaste og vaske. Til det er oppgaven altfor omfattende og man må i stedet følge en strukturert prosess.

Det første man kan gjøre er å inndele i ulike fysiske områder og tildele områdene personer som er områdeansvarlige. I tillegg til arealer, tildeles det ansvar for utstyr og sammensetningen i gruppen må gjøre den i stand til å utføre oppgavene. Ideelt sett er både operatører og vedlikeholdspersonale en del av gruppen. Definerte områder vil senere bli gjenstand for evalueringer, og gruppen vil være den som helt eller delvis bestemmer ønsket standard.

De fem trinn i 5S

1 Sortere – Ting tar opp plass, ligger i veien, ligger oppå hverandre og gir dårlig oversikt. Første type spill man går løs på er oppbevaring av ting som ikke har verdi eller tar opp plass feil sted. I praksis gjøres dette ved ført å merke det som enten skal kastes eller flyttes. Merkingen skal være tydelig og det er vanlig med store, røde tag hvor det framgår hvor delen skal flyttes til , hvorfor den skal flyttes og hvem som har vurdert delen. Det opprettes et såkalt venteområde hvor de merkede deler flyttes til. Det vil være tilfeller hvor man er i tvil om man skal beholde eller kaste, og venteområdet benyttes også til denne “tenkepause”. Man tar så en runde nr. 2 på disse deler etter en stund – kanskje helt opp til ett år. I noen tilfeller er man i tvil, men mange glemmer at det ikke er gratis å beholde ting “i tilfelle man skulle få bruk for den”. Denne teknikken med venteområde benyttes også til materialer, det som er skadet og det som man har for mye av.

Det bør opprettes permanente venteområder med tilhørende merkeutstyr slik at terskelen blir lav for å merke og sette til side.

2 Systematisere – Ting merkes og plasseres på sin egen, faste plass. Alt legges tilbake med en gang etter bruk. Hva trenger man og hvor. Hvis ikke fast plass, da overflødig.

Verktøy og materialer plasseres på gjennomtenkte lokasjoner med tanke på at ansatte skal spare mest mulig tid. Verktøy som benyttes ofte plasseres rett med arbeidsstedet. Ting som er sjeldnere i bruk kan plasseres en sentral plass lengre borte. Typisk tenker man gjennom frekvensen som en gang om dagen, en gang i uken, en gang i måneden.

3 Skinne – utstyr og områder holdes rene. Utstyr rengjøres for overflødig olje og lekkasjer stoppes. Slitent gulv og utstyr males. Rengjøring er ikke kun rengjøring, men er en inspeksjon hvor man samtidig er observant på løse deler, sprekker og andre ting som kan føre til problemer. Rene områder er innbydende for forebyggende vedlikehold, og utstyr som er skittent og fælt vil i større grad bli unngått av ansatte.

4 Standardisering – standard/nivå bestemmes. Retningslinjer og krav til de første 3S`er opprettes som standard i bedriften. Regler for sortering og venteområde beskrives. Krav til avstand (i tid) til verktøy og redskaper beskrives. Det tas bilder av hvordan ønsket standard skal være og disse bilder gjøres synlige i produksjonen. Man beskriver hva som skal rengjøres når, og hvem som har ansvaret.

5 Sikre og Selvdisiplin – 5S gjøres til en levemåte og filosofi. Disiplin videreutvikles fortsatt både i organisasjon og hos individ. Tilbakefall er garantert hvis ikke det innføres mekanismer mot tilbakefall. Dette gjøres ved hjelp av oppfølging hvor interne revisjoner er et kraftfult virkemiddel. Områder følges da opp med sjekklister og score. Tavler plasseres synlig med resultater og status på 5S. Andre tiltak kan være fortsatt opplæring i 5S og prosesser hvor erfaringsdeling skjer med jevne mellomrom.

Hvorfor orden og rene områder?

Et høyt nivå på 5S gir flere fordeler – også for de som kan betraktes som utførende (operatører osv.)

1. Sikkerhet – det er en reell forbedring når ting ikke ligger på gulvet og flyter, utstyret er rent og lekkasjer er borte.
2. Eierskapsfølelse – når man har mer ansvar og medbestemmelse over sitt “eget utstyr” øker ansvarsfølelsen og med dette behandles utstyres også på en annen og bedre måte.
3. Verktøy og annet man trenger er i nærheten – man unngår irritasjon når man ikke finner verktøy og sparer tid ved at det er plassert hvor man trenger det. Flere problemer løses av produksjonen selv når det rette verktøyet er lett tilgjengelig.
4. Teknisk tilstand på utstyret forbedres – feil oppdages hurtigere og utbedres hurtigere. Økt kunnskap om utstyr reduserer feil på utstyret skapt av både operatører og vedlikeholdspersonale.
5. Mer behagelig å være operatør når utstyr fungerer. Mer behagelige fysiske arbeidsforhold – ingen som liker å være omgitt av uorden og lekkasjer. Forbedringsforslag følges opp og medbestemmelsen på egen hverdag øker.