Tilstandsbasert vedlikehold og prediktivt vedlikehold er underkategorier av forebyggende og benyttes ofte om det samme, men prediktivt kan med fordel anses å være en underordnet type av tilstandsbasert. Prediktivt benyttes hvor man ønsker å legge vekt på å kunne forutsi tilstanden fram i tid basert på observasjoner – også kaldt prognose. Tilstandsbasert vedlikehold er overvåking i form av typiske teknikker som: Oljeanalyse / tribologi, vibrasjonsmåling, ultralyd, termisk fotografi, motorstrømsanalyse, isolasjonstest på elektriske kabler og visse typer elektrisk utstyr og termodynamiske tilstandsmålinger som omhandler trykk, temperatur, effekt og strømning. Det kan argumenteres med at simple sanser som føle og lukt også dekkes av tilstandsbasert vedlikehold, men når tilstanden oppfattes å være utenfor normalområdet med menneskelige sanser, så er degraderingen ofte nådd så langt at det er snakk om direkte feil. Høres en ulyd i en motor eller man merker noe er uvanlig varmt eller har store vibrasjoner, da er man ofte nær en svikt og etterfølgende vedlikeholdsaktivitet vil da også bære mer preg av korrektivt vedlikehold.
Ønsker man å være konsekvent, kategoriseres vedlikehold utløst på bakgrunn av tilstandsmåling som korrektivt dersom tilstandmålingen avslørte en feil. Kun vedlikehold som utføres for å redusere degradering før svikt kategoriseres som forebyggende.
Tilstandsbasert vedlikehold består av følgende hovedprosesser:
- Måling. Kan være kontinuerlig eller manuell.
- Analyse av målinger. Målinger sammenlignes med både fastsatte alarmgrenser og tidligere målinger for å se om negativ utvikling er på gang. Noen analyser som for eksempel vibrasjonsanalyse og partikkeltelling krever mer enn bare øvre og nedre grenser, og krever både kunnskap om det spesifikke utstyret og operasjonelle forhold. Målet er både å stille en diagnose som muliggjør planlegging av riktige aktiviteter og en prognose som muliggjør riktig planlegging i tid.
- Beslutning. Etter analysen må det besluttes om det skal utføres vedlikeholdsaktiviteter. Analysedelen er nesten alltid beheftet med usikkerheter og ulne svar selv fra eksperter, og beslutningsdelen kan være krevende når mange ulike hensyn må balanseres. Vedlikeholdsansvarlig har kanskje mest lyst til å stoppe utstyret med en gang, men reservedeler er ikke tilgjengelig eller det vil få relativt store konsekvenser for kunder og produksjonseffektivitet. Og vanligvis går det jo bra å vente litt slik at jobben kan planlegges i god tid med alle medfølgende fordeler. Det er også mulig at giret, trafoen, lagerbyttet osv. medfører store kostnader selv om jobben planlegges optimalt, og man har lite lyst til prematurt å utløse en kostbar vedlikeholdsaktivitet på noe som fortsatt har en betydelig rest-levetid igjen. Her er det vanlig å øke frekvensen av analyser og være klar med foten på bremsen, men det kan fortsatt være usikkerheter rundt situasjonen som vil oppleves vanskelig for beslutningstakeren.
I vurderingen om utstyr bør tilknyttes en tilstandsbasert aktivitet må det sammenlignes med alternativet – som da vil være korrigerende og i verste fall akutt korrigerende. I en korrekt kostnadsanalyse må både observasjoner og resulterende aktiviteter inngå i kostnaden for den tilstandsbaserte aktiviteten. Hvis de samlede kostnader er høyere enn for en korrigerende strategi, da vinner korrigerende.
Noen mener at selve ordet tilstandsbasert smaker av at det er vedlikeholdsaktivitetene som eventuelt følger etter tilstandsmålingen som skal forstås som tilstandsbasert. Det utførte vedlikeholdet etter observasjonene er da det virkelige tilstandsbaserte vedlikeholdet – men dette framstår som en noe anstrengt definisjon.