Forbedringer er vedlikehold, men modifikasjoner er det ikke. Det er en gråsone mellom de to og det kan være vanskelig å være helt konsekvent i oppdelingen. Først vil de to begreber blir definert, og til slutt vil det bli beskrevet hvorfor forskjellen mellom de to definisjoner ikke har den store betydningen i praksis.
Forbedringer bør gjennomsyre det meste man gjør, og de med etablerte kvalitetssystemer vil også ha formelle krav til forbedringsprosesser. Derfor er forbedringer en naturlig type vedlikehold som bør ha oppmerksomhet både i analyse og oppfølging av tiltak. Forbedringer er de tiltak som har til hensikt å bedre påliteligheten, vedlikeholdsvennligheten eller sikkerheten til en enhet uten å endre enhetens opprinnelige funksjon. Eksempler kan være:
- Oppgradering av impeller til syrefast for å øke levetiden
- Bytte av lagertype som muliggjør lagerbytte uten demontering av aksling
- Forbedring av sikkerhetsinnredning med lysbom eller bedre skjerming
- Produksjon av spesialverktøy for raskere utførelse av vedlikehold
- Montasje av servicebrytere for enkel isolering av elektrisk utstyr
- Oppsett av bedre lys
- Montasje av ekstra stengeventiler for bedre å kunne isolere deler av systemet
- Installasjon av ventilasjonsvifter for redusering av temperatur i styreskap for å forbedre påliteligheten av elektriske komponenter.
Modifikasjoner er tiltak som har til hensikt å endre en funksjon hos en enhet. Typisk tiltak som endrer spesifikasjoner i form av kapasitet, hastighet, temperatur, trykk, strømning og kvaliteten på produkt. Eksempler på modifikasjoner:
- Bytte av gir med annen utveksling for å øke hastigheten til en transportør
- Innsetting av en varmeveksler for energigjenvinning
- Endring på designet av en agitator for bedre miksing
- Vanligvis de litt større prosjekter.
Diskusjonener vedrørende klassifiseringene forbedring og modifikasjon oppstår fordi ordet funksjon defineres veldig bredt i standarden og det blir dermed vanskelig å være konsekvent. I standarden innbefatter en funksjon også hva en enhet ikke skal gjøre (lekkasje, osv.). Men tar man utgangspunkt i at modifikasjoner er ved endring primærfunksjoner, som for eksempel å pumpe “x antall liter i minuttet”, blir det enklere å skelne mellom forbedringer og modifikasjoner. Man kjøper ikke en pumpe for at den «ikke skal ha lekkasje», men fordi den skal pumpe fra A til B og sistnevne blir da en primærfunksjon. Følges dette prinsippet og en ny og bedre tetning installered er denne aktiviteten dermed en forbedring. Økes derimot “x antall liter i minuttet” er det en modifikasjon.
Hvorfor forskjellen ikke har betydning i praksis
Det er to årsaker til at man uansett bør registrere forbedringer og modifikasjoner i samme kategori i vedlikeholdssystemet:
- For vedlikeholdsorganisasjonen er det som regel ikke forskjell mellom de to i hverken utførelse, formål og ansvar. Selv om modifikasjoner ikke defineres som vedlikehold er det som regel likevel vedlikeholdsorganisasjonen som har ansvaret. Selv ved store investeringsprosjekter hvor vedlikeholdsavdelingen ikke nødvendigvis har ansvaret, vil vedlikeholdsavdelingen likevel ofte stå for mye arbeid.
- Økonomiavdelingen kjører uansett sitt eget løp med egne, inkonsekvente definisjoner. Økonomiavdelingen tar mest hensyn til størrelsen på kostnaden. Mindre prosjekter som i følge standarden utvilsomt er modifikasjoner, vil av økonomiavdelingen uansett bli kostnadsført som vanlig vedlikeholdskostnad. For å få noe kostnadsført som en modifikasjon (investering for økonomer), må det være et relativt stort prosjekt i økonomisk omfang. Så selv om mange modifikasjoner og investeringer kommer “utefra” og ikke er relatert til tilstanden på utstyret, så vil de uansett bli kostandsført som vedlikeholdskostnad.
Hvorfor kategoriseres mange modifikasjoner og investeringer feil i regnskapet?
Det er uheldig at regnskapet kostnadsfører mange modifikasjoner/ investeringer som vanlige vedlikeholdskostnader fordi resultatet blir feil i vedlikeholdsbudsjettet. Dersom vedlikeholdsorganisasjonen er frampå og utfører en større andel proaktivt arbeid med lønnsomme investeringer, vil ikke dette komme fram i regnskapet. Og resultatet i regnskapet kan bli tolket som at vedlikeholdsorganisasjonen har brukt vel mye penger. Det vil ikke bli gjort anstrengelser for å nyansere tall i et regnskap. På samme måte kan en vedlikeholdsorganisasjon et år bli pålagt gjennomføring av ekstraordinært mange investeringsprosjekter uten at dette er synlig i regnskapet. Selv i de tilfeller hvor prosjekter blir kostnadsført korrekt som investeringer, vil de vanligvis medføre betydelige, skjulte kostnader som alle tas fra ordinært vedlikeholdsbudsjett. En vedlikeholdsleder blir i regnskapet bedømt på at vedkommende ligger under budsjett og helst lavere. En driftig vedlikeholdsleder som får ting gjennomført kan altså risikoere å komme dårlig ut i et regnskap.