Avvik relatert til vedlikehold byr på en vanlig misforståelse som gjør det relevant å si noe om hva avvik ikke er. Årsaken er fare for unødig dobbeltarbeid og erodering av avvikssystemet. Dersom vedlikeholdsorganisasjonen både må håndtere feil i arbeidsordresystemet og i avvikssystemet, blir det enda mindre tid til å fikse lekkasjen, ventilasjonsanlegget (eller hva det måtte være) fordi noen opplever feil, eller responstiden for å korrigere feil som “for dårlig”. Et avvik er kun unntaksvis feil på maskiner. Følgende bør imidlertid klassifiseres som avvik:
- Feil som medfører personskade eller nestenuhell.
- Alvorlige feil med store konsekvenser.
- Feil som medfører tydelige brudd på lover og myndighetskrav.
- Relativt alvorlige feil som klart skyldes brudd på eksisterende prosedyrer. F.eks. dersom feil skyldes at operatører ikke overholder en prosedyre eller vedlikeholdsavdelingen ikke har utført arbeid i forhold til eksisterende prosedyre. Det bør utvises tilbakeholdenhet i forhold til å opprette avvik fra en avdeling til en annen uten først i det minste å ta en prat med avdelingen som mottar avviket. Det er både et spørsmål om effektivitet i avviksbehandlingen og generelt samarbeidsklima mellom avdelinger.
Avvik er ikke automatisk:
- Feil som medfører produksjonstap eller ulempe for produksjon eller andre avdelinger
- Feil som har generell negativ innvirkning på HMS.
- Feil som tar for lang tid å korrigere.
Nøkkelen til riktig kategorisering er spørsmålet om en prosedyre direkte er brutt eller ikke. Og ingen har prosedyrer som sier at feil ikke skal oppstå eller at alle feil må utbedres innen et gitt tidsrom. Avgrensningen er viktig fordi folk utenfor vedlikeholdsavdelingen fristes til å misbruke avvikssystemet fordi de uundgåelig fra tid til annen vil oppleve feil eller responstid som “alt for dårlig”. Men uanset hvor lang tid det tar å få fikset en lekkasje eller et ventilasjonsanlegg, må det insisteres på at feilen kun hører hjemme i arbeidsordresystemet og ikke opprettes som avvik. Er man utilfreds med en spesifikk prioritering må man ta kontakt med en planlegger eller få punktet på agendaen i det ukentlige planleggingsmøtet. Da får vedlikeholdsorganisasjonen gjort mer, og avvik som er faktiske avvik vil også bli behandlet mer grundig.