KvalitetDemings Sirkel, PDCA

Demings sirkel, også kjent som PDCA (Plan Do Check Act) eller PDSA (Plan Do study Act) er noe av det første man lærer i kvalitetssammenheng og forbedringsarbeid. Men selv om den er så sentral, fremstår den ofte som en banalitet slik den vanligvis beskrives:

PDCA-syklussen

  1. Plan: Planlegging av en endring eller en test rettet mot en forbedring.
  2. Do: Utføre aktivitetene som ble planlagt. Dersom hensiktsmessig, bør det først skje i liten skala eller som pilotprosjekt.
  3. Check: Evaluering av utførelsen – hva lærte vi?
  4. Act: Implementer endringen, avvis endringen eller gå gjennom prosessen på nytt med justeringer.

Å planlegge, utføre, evaluere og endre er naturligvis ikke en ny prosess og har sikkert vært i bruk fra tidenes morgen. Opphavet til PDCA var Walter Shewhart og W. Edwards Deming – begge professorer i statistikk, pionerer i sine felt, og begge altfor skarpe hjerner til å produsere en banalitet slik som standardbeskrivelsen ovenfor. Deming selv brukte i øvrig PDSA, og likte ikke PDCA (Moen, 2010).

Shewhart var den første som formulerte forbedringshjulet, men Deming var den som gjorde det kjent (Deming kalte selv forbedringshjulet for Shewhart-sirkelen). Originaliteten ligger dog ikke i selve forbedringshjulet, men i teorien bak forbedringshjulet som formulert av Shewhart på 1920-tallet.

Før denne teorien beskrives, vil her bli gitt noen andre årsaker til hvorfor bruken i praksis er mindre enn hva fornuften kanskje skulle tilsi.

Veldig kjent, lite brukt

Alle som jobber med kvalitet og forbedring kjenner til PDCA (i hvert fall i en eller annen form), og ingen stiller seg vanligvis i opposisjon til prinsippet. For hvem ønsker ikke å utføre noe etter en plan og forbedre jobben til neste gang? Ønske og evne er dog ikke det samme, og vi er alle omgitt av utallige prosesser som får lov til å fortsette uendret på tross av et åpenbart behov for forbedring. Først ved kundeklager eller større, uønskede hendelser, utføres det en enkelt runde med PDCA. Utover disse spesialtilfeller er systematikken tilsynelatende fraværende.

Forbedringer som bevis på dårlig utført jobb

Det mest effektive er alltid å gjøre jobben ordentlig første gangen. Når vi går inn i et prosjekt eller en arbeidsoppgave, så er det også med intensjonen om at vi skal gjøre jobben så bra som mulig. Ikke at det vil være behov for korreksjoner i etterkant – verken vårt eget ego eller sjefen ønsker å høre at jobben ikke vil bli utført optimalt første gangen.

Planlegg, utfør og oppnå ønsket resultat er foretrukket framgangsmåte. Dersom målet ikke er oppnådd, er det i prinsippet skjedd en feil i prosessen som må korrigeres. Et enkelt forsøk burde være tilstrekkelig, og etter en eventuell korreksjon forventes det at målet oppnås:

Dette er naturligvis ikke Demings sirkel og framgangsmåten over hviler på premisser som konsekvent er fraværende i et produksjonsmiljø: nemlig enkle og forutsigbare prosesser uten variasjon.

En naturlig forlengelse av forventningen om at handlinger bør utføres optimalt første gangen, blir at alle forbedringer kan tolkes som tegn på at noen har mislykket. Vi liker derfor ikke å høre at jobben som vi har utført bør gjøres på en annen måte. For hvordan kan det oppfattes som annet enn en indirekte kritikk av jobben som allerede er utført?

Dersom dette ikke er gift nok, så kommer dødsstøtet i kraft av at vi mennesker ikke liker forandring. Ikke fordi vi er redd for at ting skal bli verre – vi bare ikke liker forandring i seg selv. Og da er det ikke rart at PDCA som regel blir med tanken.

Teorien bak forbedringssirkelen

I modellen er teorien om variasjon veldig sentral slik den ble formulert av Shewhart. Et hovedpoeng med variasjon, er at den er uunngåelig i alle prosesser. Les evt. mer om variasjon i Teorien om variasjon. Alle prosesser kan anses som en del av et system, og resultatet av et system vil alltid være forbundet med variasjon fordi prosessene også har variasjon. Systemer er også komplekse, og prosesser interagerer med hverandre på måter som er umulige å forutsi nøyaktig. Det er først i lyset av denne kompleksiteten og variasjonen at verdien av Demings sirkel for alvor blir tydelig.

Kompleksitet og variasjon er et faktum i alle produksjonsprosesser, og arbeid med produksjon er alt annet enn en nøyaktig vitenskap. Derfor er det heller ikke mulig å etablere en optimal prosess i første forsøk. Ikke kun fordi variasjon umuliggjør et optimum i første forsøk, men også fordi systemer er dynamiske. Alt er alltid i endring og på den måten vil det som er optimalt i dag ikke være optimalt i morgen.

På grunn av variasjon og konstante endringer, er det nødvendig med en kontinuerlig forbedringsloop som Shewharts sirkel er et uttrykk for. Deming forklarte at denne sirkel egentlig var en spiral (Deming, 1986) men sirkelen endte med å bli foretrukne illustrasjon.

Figur 1. Spiral som mer korrekt modell av PDCA og illustrerer at ingen punkter i Demings sirkel ligger på samme posisjon.
Elon Musk 

I prosjektet med må bygge billigere romraketter beskriver Elon Musk i videoen Starbase Tour at det er umulig å bygge en god rakett i første forsøk. På fascinerende vis beskriver han hvordan eksploderende raketter til et utall millioner $ ikke er noe problem. Tvert imot er det viktige hendelser som gir nødvendig kunnskap for å til slutt kunne nå målet om en sikker rakett. For mer om Elon Musk sine metoder, anbefales Tom Gilb sin Musk`s Methods.

Det er ikke sikkert Elon Musk noensinne har vært innom verken Deming eller Shewhart, men deres teori kan være med på å forklare hans positive tilnærming til prøving og feiling. For å oppnå suksess anbefales det ikke å gjøre de samme bevegelser som Musk. Suksess kommer ikke av å sprenge ting i luften, men av kunnskap om teorien som ligger bak Musks sine handlinger.  

Bevegelser i sirkelen

En av grunnsteinene i Demings kvalitetsfilosofi var bruk av vitenskapelig metode slik den blant annet er beskrevet i avsnittet Atferdsdiagram som forbedringsverktøy. Dette gjelder også i PDCA hvor den vitenskapelige metoden kan være nødvendig for å gjøre metoden effektiv. Uten data og statistikk, er det for eksempel lett å kaste bort tiden med ineffektive tiltak. En gylden regel er alltid å spørre om 3 ting i en PDCA-syklus:

  1. Hva vil du oppnå?
  2. Hvordan vil du oppnå det?
  3. Hvordan vil du måle om det er oppnådd?
Ekte produksjonsfolk liker feil og problemer  

Forståelse av teorien bak Demings sirkel gjør en i stand til å møte problemer med et åpent og positivt sinn, i stedet for å anse problemer som noe urent som bør unngås. Noen kvier seg for å tydeliggjøre problemene fordi mange foretrekker å høre kun positiv informasjon. Men feil og problemer er en naturlig tilstand med positive muligheter og bør ikke fryktes.

Kompleksiteten i systemer og prosesser er mer uoversiktlige enn noensinne og bare øker. Derfor øker også uforutsigbarheten og PDCA er mer aktuell i dag enn den var i 1920`erne da Shewhart først formulerte den. Tilnærmingen med teorien som ligger bak PDCA er en positiv (og nødvendig!) måte for å skape en god og åpen kultur for læring og utvikling. Det er viktig å skjelne mellom efficiency (å være effektiv på utførelse) og effectiveness (å utføre de riktige tingene). Selv effektiv utførelse er bortkastet dersom de utføres på feil oppgaver. Demings og Shewharts teori gir en robust metode for å sikre at de riktige oppgaver utføres så effektivt som mulig.

Moen og Norman, 2010, Circling Back, Clearing up myths about the Deming Cycle.

Deming, Out of the Crisis, 1986, s. 155.

KvalitetDemings sirkel, PDCA

Demings sirkel, også kjent som PDCA (Plan Do Check Act) eller PDSA (Plan Do study Act) er noe av det første man lærer i kvalitetssammenheng og forbedringsarbeid. Men selv om den er så sentral, fremstår den ofte som en banalitet slik den vanligvis beskrives:

PDCA-syklussen

  1. Plan: Planlegging av en endring eller en test rettet mot en forbedring.
  2. Do: Utføre aktivitetene som ble planlagt. Dersom hensiktsmessig, bør det først skje i liten skala eller som pilotprosjekt.
  3. Check: Evaluering av utførelsen – hva lærte vi?
  4. Act: Implementer endringen, avvis endringen eller gå gjennom prosessen på nytt med justeringer.

Å planlegge, utføre, evaluere og endre er naturligvis ikke en ny prosess og har sikkert vært i bruk fra tidenes morgen. Opphavet til PDCA var Walter Shewhart og W. Edwards Deming – begge professorer i statistikk, pionerer i sine felt, og begge altfor skarpe hjerner til å produsere en banalitet slik som standardbeskrivelsen ovenfor. Deming selv brukte i øvrig PDSA, og likte ikke PDCA (Moen, 2010).

Shewhart var den første som formulerte forbedringshjulet, men Deming var den som gjorde det kjent (Deming kalte selv forbedringshjulet for Shewhart-sirkelen). Originaliteten ligger dog ikke i selve forbedringshjulet, men i teorien bak forbedringshjulet som formulert av Shewhart på 1920-tallet.

Før denne teorien beskrives, vil her bli gitt noen andre årsaker til hvorfor bruken i praksis er mindre enn hva fornuften kanskje skulle tilsi.

Veldig kjent, lite brukt

Alle som jobber med kvalitet og forbedring kjenner til PDCA (i hvert fall i en eller annen form), og ingen stiller seg vanligvis i opposisjon til prinsippet. For hvem ønsker ikke å utføre noe etter en plan og forbedre jobben til neste gang? Ønske og evne er dog ikke det samme, og vi er alle omgitt av utallige prosesser som får lov til å fortsette uendret på tross av et åpenbart behov for forbedring. Først ved kundeklager eller større, uønskede hendelser, utføres det en enkelt runde med PDCA. Utover disse spesialtilfeller er systematikken tilsynelatende fraværende.

Forbedringer som bevis på dårlig utført jobb

Det mest effektive er alltid å gjøre jobben ordentlig første gangen. Når vi går inn i et prosjekt eller en arbeidsoppgave, så er det også med intensjonen om at vi skal gjøre jobben så bra som mulig. Ikke at det vil være behov for korreksjoner i etterkant – verken vårt eget ego eller sjefen ønsker å høre at jobben ikke vil bli utført optimalt første gangen.

Planlegg, utfør og oppnå ønsket resultat er foretrukket framgangsmåte. Dersom målet ikke er oppnådd, er det i prinsippet skjedd en feil i prosessen som må korrigeres. Et enkelt forsøk burde være tilstrekkelig, og etter en eventuell korreksjon forventes det at målet oppnås:

Dette er naturligvis ikke Demings sirkel og framgangsmåten over hviler på premisser som konsekvent er fraværende i et produksjonsmiljø: nemlig enkle og forutsigbare prosesser uten variasjon.

En naturlig forlengelse av forventningen om at handlinger bør utføres optimalt første gangen, blir at alle forbedringer kan tolkes som tegn på at noen har mislykket. Vi liker derfor ikke å høre at jobben som vi har utført bør gjøres på en annen måte. For hvordan kan det oppfattes som annet enn en indirekte kritikk av jobben som allerede er utført?

Dersom dette ikke er gift nok, så kommer dødsstøtet i kraft av at vi mennesker ikke liker forandring. Ikke fordi vi er redd for at ting skal bli verre – vi bare ikke liker forandring i seg selv. Og da er det ikke rart at PDCA som regel blir med tanken.

Teorien bak forbedringssirkelen

I modellen er teorien om variasjon veldig sentral slik den ble formulert av Shewhart. Et hovedpoeng med variasjon, er at den er uunngåelig i alle prosesser. Les evt. mer om variasjon i Teorien om variasjon. Alle prosesser kan anses som en del av et system, og resultatet av et system vil alltid være forbundet med variasjon fordi prosessene også har variasjon. Systemer er også komplekse, og prosesser interagerer med hverandre på måter som er umulige å forutsi nøyaktig. Det er først i lyset av denne kompleksiteten og variasjonen at verdien av Demings sirkel for alvor blir tydelig.

Kompleksitet og variasjon er et faktum i alle produksjonsprosesser, og arbeid med produksjon er alt annet enn en nøyaktig vitenskap. Derfor er det heller ikke mulig å etablere en optimal prosess i første forsøk. Ikke kun fordi variasjon umuliggjør et optimum i første forsøk, men også fordi systemer er dynamiske. Alt er alltid i endring og på den måten vil det som er optimalt i dag ikke være optimalt i morgen.

På grunn av variasjon og konstante endringer, er det nødvendig med en kontinuerlig forbedringsloop som Shewharts sirkel er et uttrykk for. Deming forklarte at denne sirkel egentlig var en spiral (Deming, 1986) men sirkelen endte med å bli foretrukne illustrasjon.

Figur 1. Spiral som mer korrekt modell av PDCA og illustrerer at ingen punkter i Demings sirkel ligger på samme posisjon.
Elon Musk 

I prosjektet med må bygge billigere romraketter beskriver Elon Musk i videoen Starbase Tour at det er umulig å bygge en god rakett i første forsøk. På fascinerende vis beskriver han hvordan eksploderende raketter til et utall millioner $ ikke er noe problem. Tvert imot er det viktige hendelser som gir nødvendig kunnskap for å til slutt kunne nå målet om en sikker rakett. For mer om Elon Musk sine metoder, anbefales Tom Gilb sin Musk`s Methods.

Det er ikke sikkert Elon Musk noensinne har vært innom verken Deming eller Shewhart, men deres teori kan være med på å forklare hans positive tilnærming til prøving og feiling. For å oppnå suksess anbefales det ikke å gjøre de samme bevegelser som Musk. Suksess kommer ikke av å sprenge ting i luften, men av kunnskap om teorien som ligger bak Musks sine handlinger.  

Bevegelser i sirkelen

En av grunnsteinene i Demings kvalitetsfilosofi var bruk av vitenskapelig metode slik den blant annet er beskrevet i avsnittet Atferdsdiagram som forbedringsverktøy. Dette gjelder også i PDCA hvor den vitenskapelige metoden kan være nødvendig for å gjøre metoden effektiv. Uten data og statistikk, er det for eksempel lett å kaste bort tiden med ineffektive tiltak. En gylden regel er alltid å spørre om 3 ting i en PDCA-syklus:

  1. Hva vil du oppnå?
  2. Hvordan vil du oppnå det?
  3. Hvordan vil du måle om det er oppnådd?
Ekte produksjonsfolk liker feil og problemer  

Forståelse av teorien bak Demings sirkel gjør en i stand til å møte problemer med et åpent og positivt sinn, i stedet for å anse problemer som noe urent som bør unngås. Noen kvier seg for å tydeliggjøre problemene fordi mange foretrekker å høre kun positiv informasjon. Men feil og problemer er en naturlig tilstand med positive muligheter og bør ikke fryktes.

Kompleksiteten i systemer og prosesser er mer uoversiktlige enn noensinne og bare øker. Derfor øker også uforutsigbarheten og PDCA er mer aktuell i dag enn den var i 1920`erne da Shewhart først formulerte den. Tilnærmingen med teorien som ligger bak PDCA er en positiv (og nødvendig!) måte for å skape en god og åpen kultur for læring og utvikling. Det er viktig å skjelne mellom efficiency (å være effektiv på utførelse) og effectiveness (å utføre de riktige tingene). Selv effektiv utførelse er bortkastet dersom de utføres på feil oppgaver. Demings og Shewharts teori gir en robust metode for å sikre at de riktige oppgaver utføres så effektivt som mulig.

Moen og Norman, 2010, Circling Back, Clearing up myths about the Deming Cycle.

Deming, Out of the Crisis, 1986, s. 155.

Til topp