Informasjons- og styringssystem for vedlikehold, også kalt FDV-system (Forvaltning, Drift og Vedlikehold) CMMS (Computerized Maintenance Management System) eller EAM (Enterprise Asset Management). Systemet er på mange måter ryggraden som både gir kontroll, oversikt og effektiviserer ved å koble sammen de mange arbeidsprosesser og som analyserer store mengder data. Uten ett slikt system er døren lukket for mange moderne metoder som bygger på store mengder med informasjon. I motsetning til Xcel-ark og Word-dokumenter, strukturerer systemet dataene på en slik måte at data effektivt innhentes. Og, som jo er hele poenget, kan hentes ut av systemet og transformeres til verdifull informasjon.
Advarsel
De som ønsker å ta trinnet inn i informasjonsalderen også innen drift og vedlikehold, vil møte to betydelige hindringer. Det ene er bratt, men for de fleste i det minste synlig. Det annet er også stort og bratt, men fordi mange er blinde på dette hinderet er det vanlig å klaske sjanseløst frontalt inn i hinderet. Selv om man klarer å reise seg igjen, er det fortsatt ikke sikkert hinderet er blitt synlig og man står fortsatt fast. Svært mange har ett CMMS installert uten at det benyttes i vesentlig grad, og brukerne ser kanskje heller ikke helt verdien og ledelsen ser i hvert fall ikke verdien i forhold til de kostbare lisenskostnader som er like høye uansett om systemet brukes eller ikke. Dette rimer dårlig med alle de fordeler et slikt system burde føre med seg, men forklaringen er enkel.
Når man endelig har besluttet å gå til innkjøp av et system eller revitalisere det gamle, så er salgsargumentet at investeringen vil gjøre vedlikeholdet mer effektivt og at investeringen vil være lønnsom. Men skuffelsen kan bli stor da et CMMS ikke gjør eksisterende prosesser mer effektive og man vil heller ikke spare penger på vedlikeholdsbudsjettet. Det eneste som skjer med dette salgsargument som utgangspunkt er bruk av tid og penger på ett fint og dyrt system som etter en stund vil ligge helt eller delvis i dvale og i praksis gå med tap. Feilen er at ett moderne CMMS betinger en helt ny måte å jobbe på med nye arbeidsprosesser og nye måter å tenke på. Det åpnes dører som før var lukket, men de nye muligheter krever en større bredde av kompetanse omkring drift- og vedlikehold både på leder- og mellomledernivå. Med andre ord så handler det i veldig stor grad om endringsledelse, og de fleste kan nok bli enige om at endringsledelse kan være litt av en utfordring. Med god grunn trekkes ikke dette fram som salgsargument, for hvilken ledelse eller styre ville godkjenne en stor investering som skulle være så tilpass vanskelig å få til å bli lønnsom. Men ikke desto mindre er det faktisk det som implementering av CMMS primært handler om – endring av mennesker og prosesser. Ikke om installasjon og implementering av en ny applikasjon.
Det annet hinder er enklere å håndtere da dette mer handler om tekniske problemstillinger og tildeling av ressurser til kursing. Man må huske på at CMMS kan være avanserte og store systemer – større enn mellomstore ERP-systemer. Det er ikke bare å sette seg ned å begynne å jobbe selv for de med gode kunnskaper og erfaringer med bruk av IT-systemer. En del av brukerne vil ha ingen eller begrenset erfaring med IT-systemer og det vil her være lett å undervurdere behovet for kursing og opplæring. Det er problemstillinger som er reelle og som selgere av systemene da også kommuniserer og de vil her forvente noe inntjening gjennom konsulenttimer.
Man kan kanskje se på ett CMMS som ett slags byggemateriale som muliggjør å bygge høyere, men man må både vite hvordan man bygger med materialet og hva man skal designe. Alle kan kjøpe byggematerialer og få de fraktet til tomten. Hva angår CMMS er det mange som fortsatt har materialene liggende uten at de er satt sammen til noe brukbart. Man har kanskje feilaktig trodd at man investerte i ett pre-fabrikkert bygg med materialer som bare skulle monteres, og så stopper det opp fordi den faktiske byggeprosessen er lengre enn som så.
Et effektivt vedlikehold betinger et vedlikeholdssystem, men det er dessverre ikke noe problem å ha både et fint og kostbart CMMS samtidig som vedlikeholdet ikke holder mål. Noen av de prosesser som må etableres omhandler arbeidsordrer, og det må opprettes et utstyrshierarki med systemer, undersystemer og vedlikeholdsobjekter (beskrevet her) og mye annet.
Valg av leverandør
Hvis man står overfor å skulle velge et nytt vedlikeholdssystem, vil faglitteraturen anbefale en omfattende prosess hvor kravspesifikasjoner utarbeides i forhold til behovet, og hvor mange i organisasjonen skal bidra i prosessen. Alt dette med mål for øye å ende opp med et system som tilfredsstiller organisasjonens spesielle behov og være på linje med både strategi og annet som gjør at systemet vil fungere optimalt for den spesifikke organisasjonen. Det kan stilles spørsmål til om en grundig prosess er realistisk for de fleste organisasjoner. Faren ligger i at prosessen vil å ta lang tid og om det er intern kompetanse til å sette opp de mest relevante kriterier. Man må vite både hva man ønsker å få ut av systemet og hvilke funksjonaliteter som er viktigst og her vil det være behov for ekstern hjelp i mange tilfeller. Innledningsvis bør man liste opp områder og funksjonaliteter som er relevante, og så kan hver av disse områdene tildeles en gradering i forhold til hvor viktige disse vurderes å være i forhold til behovet. Leverandørene vil nok påstå at deres system kan stort sett det meste, men det er likevel ulikheter i form av hvor mye som er standard og hvor avanserte funksjonene er. La oss si at behovet for pålitelighetsanalyse ikke vurderes å være så veldig viktig for bedriften og dermed kun har fått en gradering på 1 hvor 4 er viktigst. En leverandør som er litt svak på akkurat dette punktet vil da heller ikke automatisk bli valgt bort. På denne måten kan ulike systemer sammenlignes i forhold til de forhåndsgraderte behovene, og det er mulig å sile ut 1-2 systemer som man ønsker å gå videre med. I praksis er det reelle problemet nok at funksjonene i systemene utnyttes i al for liten grad og mangel på funksjoner er sjeldent et problem. Systemene er så tilpass bra og fleksible at de håndterer det meste og de fleste må bevisst velge ikke å benytte funksjoner som de ikke trenger. Samtidig er det forskjeller, og hvis man stiler store krav er det viktig å ha en god utvelgelsesprosess inkludert områder som support, tilgjengelighet av gode manualer, online forum, soliditet, implementering, opplæring og mulighet for oppfølging også etter installasjon.
Installering, konfigurering og implementering
Når man har valgt et godt system er man kun 5 % i mål. Neste steg er planlegging av installasjon, konfigurering og implementering. Installasjon og konfigurering behøver ikke å være en enkel sak fordi mye forarbeid må være på plass på forhånd. Man må først vite noe om hvem brukerne i systemet skal være og hvilke brukerettigheter disse må ha. Man må også være klar med den utstyrsdata som skal importeres i systemet og vite hvordan denne skal struktureres. Hvis man mangler et komplett utstyrshieraki med utstyrsnumre, så er dette noe som vil kreve tid og ressurser.
Efter installasjon og konfigurering er systemet endelig klar til bruk og da må man ha en plan for brukeropplæring og implementeringen. Det vil mest sannsynlig være behov for kursing på flere nivåer med leverandøren, og man vil ha behov for en testperiode med en testversjon av programvaren som er en spejling av den “skarpe” versjonen.
Nedenfor er en gjennomgang av leverandørene på det norske markedet:
| De største (og dyreste) | Andre gode systemer |
| IBM Maximo | View Maintenance (tidligere Dash) |
| SAP EAM | ISY Job Tech |
| IFS EAM | Plania |
| Infor EAM (Prevas) | SAP Business One |
| API PRO | IDUS (Novotek) |
Systemene kan grovt deles inn i 3 grupper:
1. ERP-moduler.
Dette er systemer som i hovedsak velges ut fra fordeler med hensyn til integreringer i bedriftens øvrige ERP system. Dette gjelder for SAP og IFS. Disse systemer har vært utsatt for kritikk som går på at vedlikeholdsmodulen har vært designet for å tilfredsstille resten av ERP systemet, og mindre for de faktiske brukere i vedlikeholdsorganisasjonen. Dette er dog ikke en unison kritikk og mange brukere er fornøyde med systemene.
2. Store «uavhengige» systemer
Disse systemer fungerer utenfor eksisterende ERP-systemer, selv om det går an til en viss grad også å integrere disse i ERP systemene. De uavhengige systemer er i prinsippet utviklet med vedlikeholdsorganisasjons krav for øye. Representanter er her API PRO, Infor EAM og Maximo. Maximo håndterer også produksjonsstyring.
3. Mindre systemer
Der er betydelige prisforskjeller på totalkostnaden for innkjøp og implementering av et stort system med mange moduler sammenlignet med et mindre system som har færre funksjoner. Selv om kostnaden for selve programvaren er lavere for de mindre systemene, så er det nok opplærings, konfigurerings- og implementeringskostnader som står for den største besparelsen. Et mindre komplisert system med færre funksjoner er selvfølgelig også enklere å ta i bruk. Disse teller ISY Job Tech og Plania og Dash, hvor Dash er størst og også håndterer produksjonsstyring.
Alt etter hvor mye man er villig til å betale, går det fint an å integrere data fra alle systemer i større eller mindre grad med andre ERP-systemer. ISY Jobtech synes ikke å ha en god løsning for arbeidsanmodninger eller innrapportering av feil uten at alle brukerne har dyre “fullblods”lisenser.
Support
API Pro, Plania, ISY Job Tech og dash er både utviklere og leverandører. Det er nærliggende at konkludere at disse kan ha en liten fordel ved implementering og support når de kun har sitt eget produkt å konsentrere seg om. I tillegg har API Pro valgt en mer åpen strategi hvor mye informasjon omkring bruk av systemet gjøres tilgjengelig i en omfattende brukermanual. Her kan det mistenkes at andre leverandører er tilbakeholden med bruk av ressurser på brukermanualer – kanskje en del av forklaringen er at de har et halvt øye på antall solgte konsulenttimer.